Welke gegevens horen bij een sleuteloverdracht?
Zorg dat de registratie de fysieke set herkenbaar maakt en dat de ontvanger en retourafspraak duidelijk zijn. In Sleutelregister legt u overdrachtsgegevens vast en tekenen beide partijen digitaal. Zij ontvangen een PDF met handtekeningen, datum en overdrachtsgegevens.
- Het object en de bijbehorende sleutelset.
- De ontvanger van de sleutelset.
- De datum van de overdracht en de afgesproken retour.
- De digitale handtekeningen van beide partijen.
- De bevestiging en de latere inname bij dezelfde registratie.
Sleuteluitgifte registreren in vier stappen
Onderstaande stappen combineren registratie in Sleutelregister met controles die uw organisatie zelf uitvoert. Zo blijft de digitale vastlegging aansluiten op wat fysiek wordt overhandigd.
- Zoek het object en controleer de set en beschikbaarheid.
- Controleer de ontvanger en spreek af wanneer de set terugkomt.
- Registreer de overdracht en laat beide partijen digitaal tekenen.
- Overhandig de gecontroleerde set; de PDF-bevestiging wordt per e-mail verzonden.
Hoe werkt een digitaal sleuteloverdrachtsformulier?
Het formulier maakt onderdeel uit van de digitale uitgifte. De ontvanger en medewerker tekenen op telefoon, tablet of computer. De PDF-bevestiging brengt de gegevens en handtekeningen bij elkaar, zodat u niet een losse papieren verklaring hoeft te bewaren naast de uitgifte.
De juridische bewijskracht hangt af van de omstandigheden en de toepasselijke voorwaarden. Een digitale handtekening is niet automatisch een gekwalificeerde elektronische handtekening. Stel eventuele gebruiksvoorwaarden zorgvuldig vast; deze uitleg vervangt geen juridisch advies.
Retourregistratie: controleer en sluit de overdracht af
Controleer bij terugkomst of u de juiste set ontvangt en of de fysieke inhoud overeenkomt met de uitgifte. Registreer daarna de inname en breng de set terug naar de vaste kast en haak. De historie maakt de eerdere uitgifte en inname terugvindbaar.
Komt een set niet op het afgesproken moment terug, neem dan contact op met de ontvanger volgens uw eigen werkafspraken. Een geregistreerde retourafspraak is geen garantie dat een sleutel tijdig terugkomt.
Praktijkvoorbeeld: een dienstverlener krijgt toegang tot een complex
Een medewerker geeft een complexgebonden set mee voor onderhoud. De ontvanger en retourafspraak worden geregistreerd en beide partijen tekenen. Bij terugkeer controleert een collega de set en legt de inname vast. Beide medewerkers gebruiken dezelfde registratie binnen het gezamenlijke account.
Wie houdt het overzicht bij?
Elk abonnement geeft toegang tot één gezamenlijk account voor een onbeperkt aantal medewerkers. Alle sleutelsets binnen het account verschijnen samen in het overzicht en dashboard. Spreek intern af wie uitgiftes registreert en retourafspraken controleert.