Wanneer is Excel een werkbare oplossing?
Een spreadsheet kan volstaan wanneer u een beperkt, overzichtelijk proces heeft en duidelijke afspraken maakt over wie wijzigingen bijhoudt. Leg ten minste het object, de herkenbare sleutelset, de bewaarplek, de ontvanger en de retourafspraak vast. Bewaar één werkbestand en spreek af hoe u wijzigingen controleert.
Excel is niet per definitie onveilig of ongeschikt. De kwaliteit hangt af van uw inrichting en het gebruik. Een papieren lijst of spreadsheet registreert alleen wat uw medewerkers daadwerkelijk invullen.
Wat verandert met een digitaal register?
In Sleutelregister staan sleutelsets, kast- en haaklocaties, statussen en overdrachten bij elkaar. Medewerkers gebruiken één gezamenlijk account. Bij een uitgifte tekenen beide partijen digitaal; een PDF-bevestiging en de historie leggen de overdracht vast.
U beheert niet daarnaast een automatisch gesynchroniseerde Excelregistratie. Na het starten houden uw medewerkers de sleutelgegevens in Sleutelregister bij.
- Excel: u organiseert zelf het werkbestand en het bijhouden van uitgiftes.
- Digitaal register: sets, bewaarplekken en overdrachtsgegevens komen samen.
- In beide gevallen: controleer fysieke sleutels en registreer iedere handeling.
Praktijkvoorbeeld: een set gaat mee naar onderhoud
In Excel past een medewerker de regel van de set aan. Als een collega met een oudere kopie werkt, kan die een andere status zien. In een digitaal register legt u de uitgifte bij dezelfde set vast. Ook daar blijft tijdig invoeren nodig: software weet niet vanzelf dat een fysieke sleutel is meegegeven.
Zo bereidt u de eenmalige overstap voor
U ontvangt van ons een Excelbestand waarin uw organisatie de bestaande sleutelgegevens kan invullen. Wij lezen dit bestand eenmalig in, zodat uw registratie direct compleet in Sleutelregister staat. Daarna beheren en actualiseren uw medewerkers de sleutelgegevens zelf.
- Controleer welke sleutelsets u werkelijk beheert en verwijder dubbelingen.
- Controleer de koppeling tussen object, set en vaste bewaarplek.
- Vul het aangeleverde Excelbestand met de afgesproken gegevens.
- Controleer de registratie na het eenmalig inlezen en werk daarna in Sleutelregister.
Kan ik mijn eigen spreadsheet automatisch laten synchroniseren?
Nee. De beschreven start bestaat uit het eenmalig inlezen van het aangeleverde Excelbestand. Daarna beheren en actualiseren uw medewerkers de registratie zelf. Bespreek tijdens een demo welke gegevens u nu heeft en hoe u het bestand voorbereidt.
En als ik nu papieren lijsten gebruik?
U kunt uw bestaande sleutelgegevens inventariseren en in het aangeleverde Excelbestand invullen. Controleer de fysieke voorraad en openstaande uitgiftes voordat u overstapt. U krijgt hiermee een startregistratie; uw medewerkers blijven verantwoordelijk voor het vastleggen van nieuwe handelingen.